meetings

Τα #6 μυστικά για πιο αποτελεσματικά επαγγελματικά meetings

“Ωχ.. Πάλι Meetings.. πάλι τα ίδια και τα ίδια”

Κι όμως.. ακούω πολύ συχνά αυτή την έκφραση και να πω την αλήθεια μου, μου κάνει λίγο εντύπωση.

Εάν έχεις βρεθεί στην ίδια κατάσταση μάλλον θα χαμογελάς τώρα κάνοντας εικόνες από διάφορα επαγγελματικά meetings ή συναντήσεις που κατά καιρούς έχεις βρεθεί. Ή ακόμα μπορεί να είσαι από εκείνους που τα διοργανώνουν, οπότε ξέρεις πολύ καλά τι λέω.

Παρ’ όλα αυτά όμως, τα meetings (θα πρέπει να..) αποτελούν αναπόσπαστο μέρος κάθε επιχείρησης ή ενός οργανισμού ή μιας υπηρεσίας. Μάλιστα θεωρείται ένας εξαιρετικός τρόπος επικοινωνίας μέσα σε αυτή, κάτι το οποίο από μόνο του, είναι πάρα πολύ σημαντικό. Μην ξεχνάς ότι η αποτελεσματική επικοινωνία είναι το κλειδί για μια επιτυχημένη επιχείρηση.

Τα meetings είναι ένας εξαιρετικός τρόπος να επικοινωνούν και να αλληλεπιδρούν οι εργαζόμενοι μιας επιχείρησης με σκοπό την καλή και αρμονική λειτουργία της επιχείρησης. Υπάρχουν πολλοί τύποι meetings..

Για παράδειγμα ο τύπος one-on-one ή οι συναντήσεις ομάδας. Χρειάζεται να ξέρεις λοιπόν πώς να κάνεις τις συναντήσεις αυτές να αξίζουν! Στα meetings δαπανάται πολύτιμος χρόνος και αν δεν είναι καλά οργανωμένα μπορεί να αποδειχτούν απλά σπατάλη χρόνου.

Για να έχει αξία λοιπόν αυτός ο χρόνος που δαπανάται, παρακάτω θα βρεις μερικές συμβουλές που μπορούν να σε βοηθήσουν να κάνεις τα meetings σου αποτελεσματικά και παραγωγικά:

1. Καθόρισε τη σημασία των meetings

Το πρώτο πράγμα που χρειάζεται να προσδιορίσεις και να καθορίσεις είναι το πόσο σημαντικά είναι τα meetings.

Αν νομίζεις ότι το meeting το οποίο έχεις προγραμματίσει είναι απολύτως απαραίτητο τότε θα χρειαστεί να προσδιορίσεις και άλλους παράγοντες. Χρειάζεται να καθορίσεις τον συγκεκριμένο αριθμό των ανθρώπων που θα συμμετάσχουν σε αυτό. Εάν προσκαλέσεις άσχετους ανθρώπους στη συνάντηση, αυτό σίγουρα θα οδηγήσει σε σπατάλη χρόνου.

Εάν προσκαλέσεις μόνο το ενδιαφερόμενο προσωπικό, θα είσαι σε θέση να διεξάγεις τη συνάντηση αποτελεσματικά, ενώ εκείνοι που δεν χρειάζεται να βρίσκονται παρόν, θα μπορούν να συνεχίσουν τη δουλειά τους. Επίσης εάν χρειαστεί να μοιράσεις κάποιο υλικό κατά την διάρκεια της συνάντησης, μπορείς να εξοικονομήσεις χρόνο στέλνοντας τα σε όλους τους συμμετέχοντες πριν από τη συνάντηση.

2. Ποτέ μην ξεκινάς μια συνάντηση χωρίς σωστή ατζέντα

Αν νομίζεις ότι το meeting είναι σημαντικό τότε για την αποτελεσματική διεξαγωγή της συνάντησης θα χρειαστείς μια ατζέντα.

Με μια ατζέντα θα είσαι σε θέση να διαχειριστείς τον χρόνο σου τέλεια. Είναι ο καλύτερος τρόπος να διαχειριστείς το χρόνο και να επιτύχεις τους στόχους σου. Χρειάζεται να δημιουργήσεις μια λίστα με όλα όσα θέλεις να συζητήσεις ή να πετύχεις κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Μπορείς να είσαι πιο αποτελεσματικός και να αναφέρεις το πρόσωπο που χρειάζεται να απευθυνθείς σε κάθε σημείο της συνάντηση σας.

Καλό θα ήταν να στείλεις την ατζέντα της συνάντησης σε όλους τους συμμετέχοντες πριν ξεκινήσει η σύσκεψη, ώστε να γνωρίζουν τι πρέπει να περιμένουν πριν εισέλθουν στην αίθουσα συνεδριάσεων.

3. Πάντα να είσαι ακριβής

Η ακρίβεια έχει εξαιρετική αξία.

Όταν πραγματοποιείς ένα meeting, είναι απαραίτητο να είσαι ακριβής. Είναι πολύ σημαντικό και πρέπει να είσαι στο χώρο συνάντησης έγκαιρα, πριν από τους ανθρώπους που θα συμμετάσχουν. Δίνεις και το παράδειγμα και την σοβαρότητα με την οποία χρειάζεται να το αντιμετωπίσουν. Επίσης είναι δική σου δουλειά να ενημερώσεις τα υπόλοιπα μέλη αυτής της συνάντησης ότι η εξοικονόμηση χρόνου είναι απαραίτητη για μια επιτυχημένη συνάντηση.

Εάν περιμένεις να έρθουν οι αργοπορημένοι ή καθυστερήσεις εσύ τότε η ατζέντα που έχεις σχεδιάσει θα χάσει τους χρόνους της. Ακόμη και με λίγα λεπτά καθυστέρηση μπορεί να διαταράξει ολόκληρο το χρονοδιάγραμμα της συνάντησης.

4. Προτεραιότητα στις εργασίες

Όταν οργανώνεις μια ατζέντα, χρειάζεται να βάλεις τις εργασίες σε προτεραιότητα. Δεν έχουν όλα τα θέματα την ίδια βαρύτητα.

Υπάρχουν κάποια πράγματα που απαιτούν άμεση προσοχή και δράση ενώ άλλα μπορούν να περιμένουν. Να θυμάσαι καθώς δημιουργείς την “ημερήσια διάταξη” οποιασδήποτε συνάντησης ότι η εστίαση σε ένα επείγον θέμα, στην αρχή, θα βοηθήσει να καταστεί η συνάντηση πιο παραγωγική. Θα σου επιτρέψει επίσης να αφιερώσεις το χρόνο σου στο σημαντικό θέμα χωρίς να παρατείνεις τον χρόνο της συνάντησης.

Μπορείς να ασχοληθείς με τα λιγότερο σημαντικά θέματα σε επόμενη συνάντηση.

5. Η χρήση της τεχνολογίας είναι πάντα μια καλή ιδέα

Η πρόοδος στην τεχνολογία έχει δημιουργήσει πολλά εργαλεία που μπορούν να κάνουν τα meetings σου ακόμα πιο αποτελεσματικά. Η τεχνολογία συμβάλλει επίσης στη βελτίωση της οργάνωσης της συνάντησης. Υπάρχουν αρκετές εφαρμογές που μπορούν να σε βοηθήσουν στο να ρυθμίσεις την συνάντηση σου. Μπορείς (και σε πολλές περιπτώσεις πρέπει) να χρησιμοποιήσεις εικόνα και ήχο για να μεταφέρεις τις ιδέες σου καθαρά.

Υπάρχουν εφαρμογές που μπορούν να σε βοηθήσουν πολύ στη διαχείριση των συναντήσεων σου, στη δημιουργία τους και στην παρακολούθηση τους.

6. Μην ξεχάσεις να κρατήσεις πρακτικά από τα meetings σου

Είναι σημαντικό να κρατάς πλήρη και σωστά πρακτικά από τις συναντήσεις σου.

Θα χρειαστεί να διανείμεις τα πρακτικά σε όλους τους συμμετέχοντες στο meeting. Κάνε μια λίστα όπου αναφέρεις επίσης τους ανθρώπους στους οποίους έχεις αναθέσει εργασίες. Αυτό θα βοηθήσει στην τήρηση αρχείου των ανθρώπων και των ενεργειών που πρέπει να κάνει ο καθένας.

Για να έχουν λοιπόν αξία τα meeting και οι συναντήσεις σου, ακολούθησε αυτές τις απλές συμβουλές:

  • Σημασία
  • Ατζέντα
  • Ακρίβεια
  • Προτεραιότητα
  • Τεχνολογία
  • Πρακτικά

Αν ακολουθήσεις αυτές τις απλές συμβουλές τότε θα είσαι σε θέση να διεξάγεις αποτελεσματικά meetings και συναντήσεις, αποφεύγοντας την οποιαδήποτε σπατάλη χρόνου, αλλά πάνω απ’ όλα θα εξασφαλίσεις την αποτελεσματικότητα.

Να θυμάσαι πως είσαι μοναδικός! Είσαι υπέροχος!

Εφόσον διάβασες ή βρήκες κάτι ενδιαφέρον σε αυτό το άρθρο, θα σου ζητήσω να το μοιραστείς! Κάνε share και βοήθησε να διαδώσουμε το μήνυμα.. 

Να Αγαπάς τον Εαυτό σου και να Ζεις με Πάθος!

Συμπληρωματικά άρθρα:

Τι είναι η αφθονία και πώς επηρεάζει τα συναισθήματα και την ζωή σου

Οι αρνητικές σκέψεις και πώς θα σταματήσεις να γίνεσαι θύμα τους

Πώς να βρεις το κίνητρο σου παρακινώντας τους άλλους

Εάν θέλεις να βελτιώσεις τις σχέση με τον εαυτό σου, τον σύντροφό σου, τα παιδιά σου και τα οικονομικά σου τότε θα αγαπήσεις αυτό το πρόγραμμα. Επιτυχία σημαίνει μετρήσιμα αποτελέσματα. Ξεκίνα σήμερα δωρεάν. Η γνώση είναι δύναμη! Αν θέλεις να μάθεις περισσότερα κάνε κλικ εδώ

2_online-week-courses-12200x667-1

 

Γράψε τη γνώμη σου

Αφήστε το μήνυμά σας

* Δηλώνει Υποχρεωτικό Πεδίο