Οι #10 Συμβουλές παραγωγικότητας εξαιρετικά πολυάσχολων ανθρώπων

Οι #10 Συμβουλές παραγωγικότητας εξαιρετικά πολυάσχολων ανθρώπων

Οι περισσότεροι άνθρωποι στις μέρες μας είναι πολυάσχολοι. Ασχολούνται με τόσα πράγματα ταυτόχρονα.. Τρέχουν να προλάβουν εκκρεμότητες, αναλαμβάνουν εργασίες, να κλείσουν προθεσμίες και πραγματικά θα ήθελαν η μέρα να έχει άλλες τόσες επιπλέον ώρες από τις 24, ώστε να τα προλάβουν όλα. Το ρολόι και οι χρόνοι είναι περιορισμένοι και οι υποχρεώσεις φαντάζουν βουνό.

Είναι αυτή όμως η πραγματικότητα ή οι μισοί από αυτούς νιώθουν απασχολημένοι συνέχεια και βυθίζονται στις εκκρεμότητες τους χωρίς να μπορούν να κλείσουν υποθέσεις και απλά να τις μεταφέρουν; Πώς γίνεται για κάποιους αυτές οι 24 ώρες να είναι αρκετές και για κάποιους να μη φτάνουν;

Πως κάποιος μπορεί να δείχνει μονίμως πολυάσχολος, αλλά τελικά να μην είναι αποδοτικός;

Δεν είναι λίγοι αυτοί που καταναλώνουν πολύ χρόνο και ενέργεια σε περιττά και ανούσια πράγματα με αποτέλεσμα να νιώθουν συνέχεια ότι κάνουν πολλά πράγματα και ο χρόνος που έχουν στην διάθεση τους δεν είναι ποτέ αρκετός. Αποτέλεσμα; Άγχος και κρίσεις πανικού.

Η αλήθεια είναι ότι συχνά ξεχνάμε ότι με μια καλύτερη διαχείριση του χρόνου θα μπορούσαμε να φέρουμε περισσότερα αποτελέσματα σε μικρότερο χρονικό διάστημα και να είμαστε πιο παραγωγικοί και αποδοτικοί.

Πώς θα μπορούσες λοιπόν να διαχειριστείς καλύτερα το χρόνο που έχεις στη διάθεση σου ώστε να ολοκληρώνεις τις εργασίες σου, κάνοντας περισσότερα μέσα σε πιο σύντομο χρόνο και να απολαμβάνεις την ημέρα σου με πιο όμορφους τρόπους από το να κυνηγάς εκκρεμότητες;

Οι παρακάτω εύκολες, έξυπνες και δυναμικές συμβουλές, θα σε βοηθήσουν, αν και πολυάσχολος, να αυξήσεις την παραγωγικότητα σου και να διαχειρίζεσαι τους χρόνους σου με μεγαλύτερη απόδοση. Ξεκινάμε λοιπόν:

1. Κράτα ημερολόγιο και μια λίστα υποχρεώσεων

Αν το κάνεις ήδη είναι υπέροχο. Αν όχι, δοκίμασε το. Αρχικά γράψε μια λίστα με τις υποχρεώσεις που έχεις. Μετά μοίρασε αυτές τις υποχρεώσεις στις ημέρες της εβδομάδας ή του μήνα. Μην τις βάζεις όλες μαζί σε μία ημέρα, θέλοντας να.. ξεμπερδέψεις!

Ένα από τα πλεονέκτημα αυτής της διαδικασίας είναι η ικανοποίηση της ολοκλήρωσης μιας εργασίας/υποχρέωσης/εκκρεμότητας. Θα βλέπεις τα αποτελέσματα σου στο χαρτί! Κάθε εργασία που θα ολοκληρώνεις από την λίστα σου θα την σβήνεις και θα νιώθεις καλύτερα με αυτό..

Παραγωγικότητα και Ικανοποίηση!

Αν για αρχή, δεν τα καταφέρεις να ολοκληρώσεις κάποια πράγματα και χρειαστεί να τα μεταφέρεις για την επόμενη ημέρα δεν πειράζει. Θα δεις σταδιακά όμως την απόδοση σου να αλλάζει προς το καλύτερο, όπως και η παραγωγικότητα σου και θα τοποθετείς τις εργασίες σου με πιο καλή και πιο σωστή οργάνωση γιατί θα αποκτάς καλύτερη αντίληψη τόσο του χρόνου που διαθέτεις όσο και του χρόνου των εργασιών που χρειάζεται να διεκπεραιώσεις.

Φτιάξε λοιπόν το πρόγραμμα σου με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι βατό, εφαρμόσιμο, παραγωγικό!

2. Δοκίμασε μια λίστα με αυτά που δεν πρέπει να κάνεις

Είσαι πολυάσχολος και θέλεις να είσαι παραγωγικός, οπότε ίσως αυτή η λίστα να είναι και η πιο σημαντική! Σε αυτή απλά κατέγραψε όλες τις “κακές” καθημερινές σου συνήθειες και συμπεριφορές ή πράγματα και ενέργειες που συχνά κάνεις αλλά στην ουσία δεν είναι παραγωγικά.

Με αυτόν τον τρόπο θα είσαι πιο προσεκτικός με τις δραστηριότητες σου και θα εξοικονομήσεις πολύτιμο χρόνο. Αυτό μπορεί να σου φανεί σαν μια μικρή βραχυπρόθεσμη νίκη, αλλά μετά από κάποιο διάστημα θα συνειδητοποιήσεις ότι μπορείς να αφιερώσεις περισσότερο χρόνο σε αυτά που μπορούν πραγματικά να σου δώσουν αποτελέσματα και παραγωγικότητα παρά σε αυτά που σου δημιουργούν επιπλέον άγχος και στρες.

Μην πέσεις στην παγίδα του “πρέπει”. Σε αυτή τη λίστα θα διαπιστώσεις ότι είναι πολλά που πραγματικά, δεν χρειάζονται και δεν πρέπει να σε πιέζουν.. θα δεις ότι θα υπάρξει χρόνος ακόμα και γι’ αυτά.. τότε που πραγματικά πρέπει!

3. Διάβασε το βράδυ τις υποχρεώσεις της επόμενης ημέρας

Αν αφιερώσεις λίγα λεπτά κάθε βράδυ πριν πας για ύπνο για να διαβάσεις όλα όσα χρειάζεται να κάνεις την επόμενη ημέρα, θα εξοικονομήσεις χρόνο και θα μειώσεις το άγχος και την ανησυχία που έχεις το πρωί.

Πολλοί πιστεύουν ότι εάν γνωρίζουν τις υποχρεώσεις τους από την προηγούμενη, μπορεί να τους δημιουργήσει επιπλέον άγχος και φοβία, με αποτέλεσμα να “φοβούνται” για την ημέρα που ακολουθεί. Αυτό όμως είναι μια λανθασμένη αντίληψη, γιατί είναι σημαντικότερο και πιο χρήσιμο να γνωρίζεις και να οργανώνεις, παρά να τρέχεις να μαζεύεις..

Θα είσαι πιο προετοιμασμένος για την εργασία σου, τις υποχρεώσεις σου, τους χρόνους σου και θα έχεις καλύτερη εικόνα για το τί πρέπει ή δεν πρέπει να ασχοληθείς άμεσα ξεκινώντας την ημέρα σου. Στόχος είναι η παραγωγικότητα σου.

Διάβασε, οργάνωσε και προετοιμάσου.. Χρειάζονται μόνο λίγα λεπτά!

4. Όρισε προθεσμίες

Άλλο ένα πολύ σημαντικό που χρειάζεται να κάνεις για να είσαι πιο παραγωγικός, είναι να ορίζεις προθεσμίες στις εργασίες σου ακόμα και όταν αυτό δεν χρειάζεται. Μπορεί να μην έχεις κάποια πίεση στον χρόνο που θα χρειαστεί να διεκπεραιώσεις κάτι ή κάποιον περιορισμό, αλλά είναι καλό να ορίσεις προθεσμίες ακόμα και γι’ αυτά.

Αυτό μπορεί να είναι μέχρι το τέλος της ημέρας, μέχρι το τέλος της εβδομάδας ή μέχρι το τέλος του μήνα. Θα χρειαστεί να ορίσεις μια καταληκτική ημερομηνία/ώρα που θα ασχοληθείς!

Η ελευθερία και η ανεξαρτησία είναι αυτό που μας προσφέρεται μετά την διεκπεραίωση αυτού που χρειάζεται να κάνουμε. Τα αποτελέσματα και τα οφέλη που μπορούμε να λάβουμε είναι πραγματικά πολλά! Και για να τα καταφέρουμε χρειάζεται να οικοδομήσουμε πειθαρχία στο πρόγραμμα μας. Εάν δεν το κάνουμε, οι περισπασμοί και η αναβλητικότητα θα διακόπτουν πάντα την πορεία μας και η παραγωγικότητα μας θα έχει αρνητική πορεία..

Ξέρεις καλύτερα από τον καθένα και τον εαυτό σου αλλά και αυτά που πρέπει να κάνεις για να είσαι παραγωγικός.. βάλε τις προθεσμίες σου!

5. Καθορίστε τις SOS υποχρεώσεις σας

Ποιες είναι οι SOS υποχρεώσεις σου; Ποια είναι αυτά τα [πραγματικά] που οφείλεις να κλείσεις; Τι είναι σημαντικότερο έναντι οτιδήποτε άλλου;

Πρέπει πραγματικά να ξέρεις, ότι αυτές οι υποχρεώσεις, αυτά τα “πρέπει” είναι που θα σε φέρουν πιο κοντά στους στόχους σου, πιο κοντά στα θέλω σου, στους χρόνους σου.. στα όνειρα σου.

Είναι η Αξία τους που τις κάνει.. SOS!

Αυτές χρειάζεται να τις τοποθετήσεις στην κορυφή της λίστας σου ώστε να μπορείς να δώσεις προτεραιότητα και να βελτιώνεις συνεχώς τον εαυτό σου. Θα σου επιτρέψουν να δεις πρόοδο και εξέλιξη και μελλοντικά να μπορείς να βοηθήσεις τους άλλους με κάποιο τρόπο. Επομένως αξίζει να εστιάζεις πρώτα σε αυτές.

6. Μελέτησε τους στόχους σου κάθε πρωί

Κάθε πρωί, αφού ξυπνήσεις και ολοκληρώσεις την πρωινή σου ρουτίνα ξεκίνα να επεξεργάζεσαι αμέσως τους στόχους που έχεις θέσει για την ημέρα σου. Αυτό θα σου δώσει τη δυναμική για να συνεχίσεις και θα σε κάνει να νιώθεις παραγωγικός, προσφέροντας μια αίσθηση ολοκλήρωσης ήδη από το ξεκίνημα της ημέρας.

Αυτοί οι μικροί καθημερινοί στόχοι.. αυτές οι μικρές κατακτήσεις είναι που θα σε γεμίζουν με αισιοδοξία και δύναμη να συνεχίζεις και αποδίδεις ακόμα καλύτερα. Η αντίδραση σου και η παραγωγικότητα στην καθημερινότητα σου θα αλλάξει και εσύ θα είσαι πιο σίγουρος με εσένα.

Να θυμάσαι ότι έτσι επιτυγχάνονται μεγάλοι στόχοι ζωής.. Στόχος και καθημερινή Δράση!

7. Εφάρμοσε την Αρχή Pareto (80/20) στο πρόγραμμα σου

H Αρχή 80/20 αναφέρει ξεκάθαρα:

Το 80% των αποτελεσμάτων, προέρχεται από το 20% των προσπαθειών μας.

Στην παραγωγικότητα και στην διαχείριση του χρόνου λοιπόν, χρειάζεται να εντοπίσεις το 20% των εργασιών/υποχρεώσεων/εκκρεμοτήτων από την λίστα σου, τα οποία θα σου δώσουν το 80% των αποτελεσμάτων που επιθυμείς.

Εκεί αξίζει να αφιερώσεις περισσότερο χρόνο.. βρες το 20 και απόλαυσε 80!

8. Να ολοκληρώνεις μία εργασία κάθε φορά

Είναι ίσως το σημείο εκείνο που την πατάμε όλοι! Είναι η κατάσταση εκείνη που αρχίζει να μας εγκλωβίζει και αρχίζουμε να ασχολούμαστε με 250 πράγματα ταυτόχρονα..

Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν μπορούν να επικεντρωθούν σε μία εργασία τη φορά. Πιστεύουν ότι έτσι είναι πιο παραγωγικοί και θα τελειώσουν όχι μόνο πιο γρήγορα, αλλά θα κάνουν και περισσότερα.. Τελικά όμως συμβαίνει αυτό ή απλά γεμίζουμε με εκκρεμότητες και αναβολές;

Είναι σημαντικό να επικεντρώνεσαι σε μία μόνο εργασία κάθε φορά, αν θέλεις να τα καταφέρεις. Αν προσπαθείς να ολοκληρώσεις παράλληλα πολλές εργασίες θα χάσεις πολύτιμο χρόνο και ίσως να γίνουν και λάθη. Βάλε μια σειρά και ολοκλήρωσε τις εργασίες σου μια – μια. Συγκεντρώσου σε μια δραστηριότητα και πήγαινε στην επόμενη όταν τελειώσεις με αυτή.

Ολοκλήρωσε αυτό που κάνεις.. και προχώρα στο επόμενο.

Όταν ξέρεις τους χρόνους σου και το πρόγραμμα σου, τότε και η αποδοτικότητα σου θα είναι μεγαλύτερή!

9. Αυτοματοποίησε τις αποφάσεις σου

Οι πολυάσχολοι άνθρωποι έχουν σημαντικά πράγματα να κάνουν. Παράλληλα όμως, χρειάζεται να διαχειριστούν επαφές, συναντήσεις, καθημερινές εργασίες και υποχρεώσεις που αφορούν το σπίτι, την οικογένεια, φίλους ακόμα παράλληλες δραστηριότητες.

Ένας τρόπος για να εξοικονομήσεις χρόνο και να τον επενδύσεις σε σημαντικά πράγματα είναι να αυτοματοποιήσεις μερικές από τις καθημερινές σου αποφάσεις. Για παράδειγμα, όρισε χρόνο για πρωινό, μεσημεριανό γεύμα και δείπνο και ακολούθησε το πρόγραμμα αυτό κάθε μέρα. Βρες ρούχα που μπορείς να τα ταιριάξεις εύκολα ώστε να μην χάνεις χρόνο στο τι θα βάλεις και αν ταιριάζει.

Αφαίρεσε γενικότερα όλες αυτές τις αποφάσεις που χρειάζεται να πάρεις και δεν έχουν πολύ σημασία ώστε να μπορείς να εστιάσεις στην παραγωγική εργασία με τη βοήθεια της διαδικασίας αυτοματοποίησης.

Αυτοματοποίησε, ξεκαθάρισε.. εστιάσου!

10. Απολογισμός της ημέρας

Ήρθε η ώρα να κλείσεις την ημέρα σου. Ήρθε η ώρα να κάνεις το απολογισμό σου!

Πάρε λίγο χρόνο στο τέλος της ημέρας και σκέψου:

  • Πόσο χρόνο σου πήρε κάθε δραστηριότητα;

  • Τι ολοκληρώθηκε

  • Τι θα μπορούσε να έχει ολοκληρωθεί πιο σύντομα ή να εκτελεστεί καλύτερα.

  • Ποιες από τις υποχρεώσεις, χρειάστηκε να μεταφερθούν

  • Ποιες δεν χρειάζονται τώρα και μπορούν αλλάξουν

  • Πώς θα μπορούσες να βελτιώσεις την απόδοση σου.

Μα πάνω από όλα.. Πόσο καλά αισθάνεσαι με τον εαυτό σου; Ποιες ήταν οι κατακτήσεις σου;

Είσαι πολυάσχολος λοιπόν αλλά πάνω από όλα είσαι παραγωγικός;

Βάλε στη καθημερινότητα σου:

  • Ημερολόγιο ή λίστα υποχρεώσεων

  • Ξεκαθάρισε τη λίστα σου

  • Προετοιμάσου από το προηγούμενο βράδυ

  • Βάλε προθεσμίες

  • Τσέκαρε τα.. SOS

  • Μελέτησε τους στόχους σου το πρωί

  • 20% προσπάθεια, 80% αποτέλεσμα

  • Κάθε εργασία, στην ώρα της

  • Αυτοματοποίησε αποφάσεις και κινήσεις

  • Κάνε τον απολογισμό σου

Βάλε σε εφαρμογή τα παραπάνω και μόλις αρχίσεις να ακολουθείς αυτές τις συμβουλές για εξαιρετικά πολυάσχολους ανθρώπους, θα αρχίσεις να βλέπεις μεγάλες αλλαγές στην εργασία σου, στην ζωή σου και στη νοοτροπία σου.

Θα βλέπεις τις εργασίες σου να ολοκληρώνονται, θα έχεις μεγαλύτερη συνοχή στις ενέργειες σου αλλά το σίγουρο.. μεγαλύτερη και καλύτερη αποδοτικότητα!

Εσύ ποιες άλλες τεχνικές παραγωγικότητας γνωρίζεις και μπορούν να βοηθήσουν τους πολυάσχολους ανθρώπους να κάνουν περισσότερα μέσα σε λιγότερο χρόνο;

Μοιράσου μαζί μας τι πιστεύεις ότι μπορεί να βοηθήσει. Γίνε το παράδειγμα..

Πολυάσχολος μα και Αποδοτικός!

Να Αγαπάς τον Εαυτό σου και να Ζεις με Πάθος!

Συμπληρωματικά άρθρα:

Είσαι σίγουρος ότι γνωρίζεις ποια είναι η πραγματική σου αξία;

Κάνε την κάθε σου μέρα μια νέα αρχή για μια υπέροχη ζωή

Πώς να αντιμετωπίσεις και να ξεπεράσεις τον φόβο της αποτυχίας

Πώς να πετύχεις ό,τι θέλεις τόσο γρήγορα όσο δε φανταζόσουν ποτέ… Διάβασε περισσότερα κάνοντας κλικ εδώ

 

pos-na-apoktiseis-2

Γράψε τη γνώμη σου

Αφήστε το μήνυμά σας

* Δηλώνει Υποχρεωτικό Πεδίο